أصبح البريد الإلكتروني وسيلة اتصال بالغة الأهمية في العالم بأسره. يستعمله الصغير والكبير، الأكاديمي والحرفي، الغني والفقير، في الدول النامية كما في الدول المتقدمة.. ولا اختلاف بين الواحد والآخر إلا في درجة التقيد بآدابه.
فكما أن هناك قواعد لتبادل الأحاديث بين الناس، وأخرى للرسائل التقليدية، فللتعامل بواسطة البريد الإلكتروني قواعد وأصول، لم يضعها راي توملنسون عام 1982م عندما اكتشف هذا النظام، لكنها فرضت نفسها من خلال الممارسة والتجربة. أهم هذه القواعد يعرضها لنا هنا الدكتور غازي سليمان حاتم في ما يأتي:
1 – حرصاً على وقت المرسل إليه، يستحسن وضع عنوان واضح للرسالة يعطي فكرة عن محتواها قبل فتحها، بحيث يُفسح في المجال أمام متلقيها لمعرفة محتواها وأرشفتها وتأجيل قراءتها بالكامل إلى وقت آخر إذا كانت مشاغله تحتم عليه ذلك.
2 – عند الكتابة بالأحرف اللاتينية، ينبغي تجنب استعمال الأحرف الكبيرة التي يراها الغربيون تعبيراً عن اللامبالاة، وربما الغضب أو محاولة الإهانة.
3 – يجب أن يقتصر استخدام البريد الإلكتروني على الأمور الجدية. لأن الإكثار من الرسائل قد يؤدي إلى ملء المساحة المحدودة لكل حساب إلكتروني، وبالتالي إلى إيقافه إضافة إلى أن الأمر يعطي انطباعاً عند المتلقي بأن المرسل يفتقر إلى الاهتمامات والأعمال الجدية الأخرى.
4 – ينبغي أن تكون الرسالة قصيرة قدر الإمكان، إلا في حال طلب الطرف الآخر معلومات مطولة عن موضوعها. فالرسائل القصيرة تشجع المتلقي على قراءتها فوراً وعدم تأجيلها إلى وقت آخر، أو حذفها من دون الاطلاع عليها.
5 – من الضروري تجنب العبارات أو المصطلحات التي تحمل طابعاً ساخراً، حتى ولو كان موضوع الرسالة فكاهياً، إذ إن وقع المزاح الكلامي على شاشة الكومبيوتر يختلف تماماً عمّا هو عليه شفهياً، وقد يساء فهمه، فيعتبره المتلقي إهانة له.
6 – الامتناع عن تحويل رسائل إلكترونية واردة من شركات تجارية، إلى أي شخص آخر، إذا لم يكن متلقي هذه الرسائل متأكداً من أن الشخص الآخر يرغب بمثل هذه الرسائل. إذ إنها قد تكون محملة بفيروسات.
7 – التأكد من صحة المعلومات المرسلة إلى الآخرين، لأن الكتابة على شاشة الحاسوب لا تفسح في المجال لرؤية النص بكامله في الوقت ذاته. كما يجب مراجعة النص لغوياً قبل إرساله، لأن كثرة الأخطاء الطباعية توحي بعدم الاهتمام.
8 – تجنب إرسال مواد محمية بحقوق النشر، وذلك للحيلولة دون خرق القوانين التي تزداد تشدداً يوماً بعد يوم في معظم بلدان العالم.
9 – استخدام حروف وأرقام وإرشادات عند وضع كلمة المرور للحساب الإلكتروني، وذلك لإحباط محاولات اختراقه.
10 – يستحسن استخدام حسابات متعددة، وعدم الاقتصار على استخدام حساب إلكتروني واحد في مواقع مختلفة، واختيار كلمات سر مختلفة، وعدم استخدام موقع البريد الإلكتروني الرئيسي في التسوق عبر الإنترنت.
11 – اتباع القاعدة الذهبية في الأعمال، القائلة بعدم قول أي شيء يمكن الاستغناء عن قوله، والحرص على عدم نشر المعلومات الواردة من دون موافقة المرسل. لأن الرسالة الإلكترونية عبارة عن حديث بين طرفين، ويجب أن يبقى بينهما إلا إذا اتفقا بوضوح على إطلاع الآخرين عليه.
12 – تجنب إرسال بريد إلكتروني إلى أي شخص من دون معرفة سابقة به، تلافياً لأي سوء تفاهم. وإذا كان لا بد من ذلك، فعلى المرء أن يعي بأن رسالته قد تبقى من دون جواب، لأن متلقيها قد يشك في هوية المرسل، كأن يظن بأن مصدرها الهاكرز للتجسس عليه، فيلغيها من دون أن يفتحها، وهذا من حقه.
13 – من الطبيعي أن يتوقع المرسل جواباً على رسالته خلال ساعات معدودة طالما أن البريد الإلكتروني يمكن أن يصل فوراً إلى حيثما وجد المرسل إليه. ولكن يجب الامتناع عن العتاب الحاد على التأخير في الرد، لأن ذلك يشكل ضغطاً على المرسل إليه يؤدي إلى تأزم العلاقة معه، خاصة إذا كان الطرف الآخر لا يرغب فعلاً بالرد، وهذا حق من حقوقه.
