أربعون عاماً انقضت منذ ظهر المصطلح لأول مرَّة، وها نحن نقترب من نهاية العقد الثاني من القرن الحادي والعشرين، وفكرة “مكتب بلا ورق” أو “المكتب اللاورقي” لم تقترب –ولو قليلاً– من التحقق، رغم أن كل متطلبات هذا المكتب أصبحت متوفرة، تقنياً على الأقل. بل إن فكرة المكتب اللاورقي في زماننا هذا الذي يفترض أنه يشهد وعياً بيئياً غير مسبوق، لا تزال ضرباً من الخيال، أو تكاد تكون فكرة حالمة وسط أطنان الورق التي تُغرقنا.
دخل مفهوم “مكتب بلا ورق” ثقافة بيئة العمل في عام 1978م، حين طرح عالم المعلوماتية البريطاني الأمريكي فريدريك ويلفريد لانكاستر المفهوم الثوري في كتابه الشهير: “نحو أنظمة معلومات بلا ورق” (Toward Paperless Information Systems)، وظل يروِّج له على مدى عقود، مؤكداً أن التكنولوجيا الحديثة تدعم الاتجاه نحو اللاورقية.
لكن لماذا لم يتحقق المكتب الخالي من الأوراق حتى الآن رغم توافر كل متطلباته، من إنترنت واتصالات خلوية وهواتف ذكية وأجهزة لوحية وتطبيقات إنترنت وتصوير رقمي وتخزين سحابي؟
هل المفهوم “خرافة”؟!
يعتقد بعض المتخصصين في هذا المجال أن فكرة عالم لاورقي لا تزال مبكرة أو سابقة لأوانها، وأن العالم لا يزال يحتاج إلى سنوات طويلة للبدء بالتحوُّل الجوهري إلى اللاورقية. وذهب آخرون، من بينهم المؤلفان أبيغيل سلن وريتشارد هاربر، إلى حد إصدار كتاب بعنوان: “خرافة مكتب بلا ورق” (2002) (The Myth of the Paperless Office)، يؤكدان فيه ازدياد كمية الورق التي يتم استهلاكها في المكاتب، طباعة وتوزيعاً، رغم وجود الكمبيوتر والإنترنت، وأنه بدلاً من السعي إلى توفير بيئات غير ورقية، علينا أن نسعى إلى مستقبل يتم فيه التنسيق بين استخدام الوثائق الورقية والإلكترونية، بحيث نحقق الفائدة القصوى من كليهما.
لا شك أن التحوُّل إلى مكتب بلا ورق ينطوي على فوائد عدَّة؛ مثل الحفاظ على أمن الوثائق والمعلومات عبر توفير أنظمة حفظ وتشفير خاصة، وتوفير الوقت والجهد والمال، وكفاءة عملية الأرشفة، وسهولة الوصول إلى المعلومات والبيانات، وتحسين خدمة العملاء، وتوفير مكان عمل صديق للبيئة.
قد يعكس التوجه أعلاه بعض التشاؤم، بالنظر إلى أن بيئة العمل الإلكترونية تسير تدريجياً – وإن ببطء – باتجاه مكتب خالٍ من الورق. واليوم، يمكن القول إنه، وباستثناء البريد الخارجي، فإن منظومة “البريد الداخلي” في الشركات والمؤسسات باتت إلكترونية بالكامل. ثم بالقياس إلى ازدهار سوق الصحف الإلكترونية، التي تحل تدريجياً محل الصحف الورقية – وبعضها دخل في طور الاحتضار فعلياً مع توقف عدد منها عن الصدور ورقياً – وزيادة الإقبال على الكتب الإلكترونية، فإن ثَمَّةَ من يرى أن مفهوم المكتب غير الورقي ليس مفهوماً خرافياً أو مستحيلاً. كل ما في الأمر أننا نحتاج إلى وقت، وعلى غرار الأفكار “العظمى” فإن ما يبدو مستحيلاً اليوم، سيكون واقعاً مألوفاً غداً.
حسنات رقمنة المكتب
يشير مفهوم “مكتب بلا ورق” إلى بيئة عمل تحد من استخدام الأوراق بصورة كبيرة أو حتى تنعدم فيها، وذلك بتحويل كل الأوراق إلى أشكال رقمية، وبعبارة أخرى “رقمنة المكتب”.
ويشمل هذا التحوُّل أو “الرقمنة” كل قطاعات العمل نظرياً، بدءاً من المكتب القانوني أو مكاتب المحاماة والحسابات، إلى الشركات والمؤسسات في شتى مجالات عملها، في القطاعين الحكومـي والخاص، إلى أسواق المال والسندات، مروراً بمحال البيع بالتجزئة وغيرها.
تلجأ بعض الشركات إلى استخدام جداول رواتب إلكترونية، فيما تتلقى هيئات ومصالح الضرائب الإقرارات الضريبية غير الورقية عبر مواقعها على الإنترنت. ويشكِّل كل هذا جزءاً يسيراً مما أحدثته التطوّرات الرقمية في العالم.
ولا شك أن التحوُّل إلى مكتب بلا ورق ينطوي على فوائد عدّة؛ مثل الحفاظ على أمن الوثائق والمعلومات عبر توفير أنظمة حفظ وتشفير خاصة، وتوفير الوقت والجهد والمال، وكفاءة عملية الأرشفة، وسهولة الوصول إلى المعلومات والبيانات، وتحسين خدمة العملاء، وتوفير مكان عمل صديق للبيئة، بالطبع من بين أمور أخرى.
وإلى جانب التخفيف من الأضرار البيئية، يساعد هذا الأمر في خفض التكاليف في أي شركة أو مؤسسة، خصوصاً لجهة عدم الحاجة إلى توفير خزائن لحفظ المستندات والوثائق الورقية، والتخلص من بعض الوظائف، مثل موظف الأرشيف، أو من خلال توفير المساحات، فلا سبب يدعو الشركة إلى تخصيص غرفة أرشيف أو ملفات وخزائن وملفات لحفظ الوثائق وما إلى ذلك. كما أن من شأن الرقمنة أو اللاورقية أن تحمي الوثائق من الفقد أو الضياع، فبواسطة هذه التقنيات الحديثة، لا يمكن الحديث عن وثائق مفقودة، كما هو الحال في الورقية، (إلا إذا تم إعدامها إلكترونياً).
وتشكِّل عملية الرقمنة والحوسبة السحابية محور المكتب اللاورقي، إذ تتيح لعديد من المستخدمين إمكانية الوصول والولوج إلى الوثائق نفسها في الوقت نفسه، ما يعني أن الوثائق متاحة لجميع العاملين في الشركة أو المؤسسة المعنية، وفي أي وقت ومكان.
كيفية التحوُّل إلى اللاورقية
يمكن القول إن كل التقنيات ذات العلاقة بالتحوُّل إلى مكتب بلا أوراق موجودة، والأمر يتعلَّق أكثر باتخاذ قرار حاسم بالتحوُّل، ولا شك أن هناك خطوات تساعد في تحقيق ذلك، لعل أبرزها:
استخدام منصات/ تطبيقات وثائق داخلية
بدلاً من طباعة الوثائق وتوزيعها على الموظفين، يمكن استخدام تطبيقات أو “منصات” مكتبية تستند إلى الإنترنت، مثل تطبيق “غوغل دوكس”، وهو تطبيق متكامل للأعمال المكتبية يتضمَّن برنامجاً لمعالجة النصوص وآخر لمعالجة الرسوم البيانية، وثالثاً للعروض التقديمية، يمكن حفظها على الإنترنت وتحميلها في أي وقت.
وهذا التطبيق شبيه إلى حد كبير بحزمة “مايكروسوفت أوفيس” المكتبي، الذي بدوره له حزمة خاصة بالإنترنت تحت اسم “أوفيس 365”.
وبالطبع هناك تطبيقات عدة مشابهة لهما يمكن اللجوء إليها إذا ما أرادت الشركات والمؤسسات التحوُّل إلى مكاتب بلا أوراق.
الفواتير والرسائل الإلكترونية
في وقتنا الحالي، يدفع كثير من الناس فواتيرهم المختلفة (الكهرباء والهواتف) عبر الإنترنت بعد أن تصلهم بواسطة البريد الإلكتروني، ويتراسلون إما بواسطة البريد الإلكتروني أو عبر تطبيقات التراسل الإلكتروني أو الرسائل النصية، كما أصبحوا يحصلون على كشوفات حساباتهم وبياناتهم المصرفية عبر البريد الإلكتروني أو الإنترنت أو من خلال تطبيقات للهاتف الذكي. كما تلجأ بعض الشركات إلى استخدام جداول رواتب إلكترونية، فيما تتلقى هيئات ومصالح الضرائب الإقرارات الضريبية غير الورقية عبر مواقعها على الإنترنت. ويشكِّل كل هذا جزءاً يسيراً مما أحدثته التطورات الرقمية في العالم حالياً، وبالتالي توسيع مجالات الاستغناء الورق.
التخزين السحابي
ساعدت تقنية التخزين السحابي في توفير كميات هائلة من الورق في جميع أنحـاء العالم، كما أسهمت في تخليص العالم من وسائل التخزين الإلكتروني السابقة الملوثة للبيئة، مثل الأقراص المرنة والممغنطة وأقراص الليزر، و”فلاشات” التخزين المحمولة.
ويعرف التخزين السحابي بأنه أحد نماذج التخزين على شبكة الإنترنت، حيث يمكن تخزين البيانات والمعلومات على خوادم متعدِّدة، وليس على خادم محدَّد، بحيث يوفرها في العادة طرف ثالث. وغالباً ما تقوم شركات كبرى مثل شركة “مايكروسوفت” بتأجير مساحات تخزين سحابية لعملائها حسب احتياجاتهم، ما يمكن هؤلاء العملاء، من الدخول إلى حساباتهم من أي جهاز كمبيوتر واستخدام كافة البرامج المتوفرة ضمن المساحة التخزينية، ضمن ما يعرف بـ”الحوسبة السحابية”.
اجتماعات بلا أوراق
تلجأ بعض المؤسسات حالياً لوضع محاضر اجتماعاتها في شكل لاورقي من خلال استخدام الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية والمكتبية مثل جهاز آيباد، أو باستخدام تطبيقات أو برامج مساعدة مثل “تيم فيوار” Team Viewer، وهو تطبيق يسمح لك بالدخول إلى جهاز كمبيوتر آخر في المؤسسة نفسها بحيث يمكنك أن تشتغل على الجهاز كما لو كان جهازك، وعليه يمكن لكل من يعمل من خلال هذه التطبيق الوصول إلى الوثائق والصور والفيديوهات والرسوم البيانية خلال اجتماعات العمل أو للمتابعة والتنسيق وتبادل المعلومات.
المسح الضوئي الرقمي
يساعد اللجوء إلى المسح الضوئي للوثائق بمختلف أشكالها وأنواعها في كل القطاعات في زيادة التحوُّل الرقمي وبالتالي التوجه نحو مكتب بلا أوراق.
وصار من اليسير إرسال صورة رقمية لأي وثيقة إلى الطرف الآخر، واستخدامها لأغراض كثيرة، مثل رخصة القيادة وملكية السيارة والهوية الشخصية، وصار المرء يحمل هذه الوثائق في هاتفه الذكي، ويحتفظ بنسخة منها في مواقع التخزين السحابية.
برامج إلكترونية وذكية
بالتأكيد، يمكن لأي مكتب أو شركة أو مؤسسة البدء بعملية التحوُّل نحو “عالم خالٍ من الورق” بشكل مباشر وفوري. وبالطبع ستكون البداية بالنماذج أو طلبات التعبئة الورقية، إذ يمكن تحويلها إلى إلكترونية أو رقمية، وقد يحتاج بعضها إلى “تعبئة” و”توقيع”، وهي أمور متاحة من دون الحاجة إلى طباعتها ورقياً، ومثال ذلك تذاكر حجز السفر الجوي، التي أصبحت متاحة للمسافرين في نسخة إلكترونية معتمدة في كل مطارات العالم.
ونظراً لتوفر أنظمة المعلومات والتطبيقات اللازمة التي تسهم في تسريع عملية الاستغناء عن الورق، يمكن للشركات أو المؤسسات اللجوء إلى هذه التطبيقات والبرامج، أو “تفصيل” برامج وتطبيقات خاصة بها لتنفيذ المهمة على أكمل وجه. وأوضح مثال على ذلك هو لجوء عدد من الدول إلى مفهوم “الحكومة الإلكترونية” ومفهوم “الحكومة الذكية”، كمرحلة متقدِّمة على الإلكترونية، وما رافق ذلك من الحد من استخدام الورق.
صعوبة التحوُّل.. لماذا؟
على الرغم من التراجع في استخدام الورق في الحياة اليومية، وعلى الرغم من الدعوات المتزايدة للحفاظ على البيئة وعدم قطع الأشجار، فإن الوصول إلى “عالم بلا ورق” لا يزال فكرة بعيدة المنال، على الأقل في العقد الحالي أو التالي.
“خلو الحياة البشرية من الورق واستبداله بالوسائل الرقمية لا يعدو كونه مجرد نظرية وتصوراً محضاً حتى الآن”.
خبير التنظيم والإدارة الألماني
يورغن كورتس
وكما يلاحظ كثيرون في أي مكان، في المنزل والعمل والعالم أيضاً، أنه على الرغم من التطور الحاصل في التكنولوجيا وأنظمة المعلومات والتكنولوجيا الرقمية، وانتشار أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، فإن الورق والملفات وخزائن حفظ الملفات ما زالت تستخدم في حياتنا اليـوم، ولم يتم الاستغناء عنها، كما لا توجد مؤشرات بقرب حدوث ذلك.
وفي هذا الإطار، ذهب خبير التنظيم والإدارة الألماني يورغن كورتس إلى أبعد من ذلك حين قال إن “خلو الحياة البشرية من الورق واستبداله بالوسائل الرقمية لا يعدو كونه مجرد نظرية وتصوراً محضاً حتى الآن”.
إلى ذلك تشير كثير من الدراسات إلى أن تطوُّر الطابعات في العقدين الأخيرين عمل على زيادة طباعة الوثائق والأوراق واستهلاكنا لها، وعدم الالتزام بالاحتفاظ بنسخ إلكترونية منها، لا لشيء إلاَّ لسهولة الطباعة ورخصها!
عصر الورق باقٍ!
ليس هذا فحســب، بل يبدو أن الإمكانات الحالية قد توفِّر فرصاً حتى لصنع الورق نفسه اللازم للطابعة. ففي أواخر العام 2015، طرحت شركة “إبسون”، أحد أكبر منتجي الطابعات والماسحات الضوئية في العالم، أحدث جهاز لها يعرف باسم “بيبرلاب” PaperLab، وصفته الشركة بأنه “أول منظومة مكتبية مدمجة لصناعة الورق”، حيث يستطيع هذا الجهاز، الذي يمكن توفيره في الشركات والمكاتب، إنتاج ورق جديد للطباعة باستخدام الأورق التالفة أو المقطعة أو الأوراق التي نود التخلص منها، وبأحجام وسماكات متنوِّعة حسب الطلب، من بطاقات العمل إلى ورق الطباعة حجم A4، وA3.
وتبدو شركة “إبسون” واثقة في أن عصر الطباعة لن يشهد أفولاً لعقود طويلة، إذ كانت الشركة قد أجرت دراسة ميدانية استطلعت فيها آراء أكثر من 3600 موظف في أوروبا، حيث كشفت النتائج أن %77 من الموظفين في دول مثل إيطاليا وفرنسا وإسبانيا وألمانيا وبريطانيا ينظرون إلى الطابعات بوصفها أجهزة فعَّالة في تعزيز إنتاجيتهم وتحسين كفاءتهم في العمل. وأكد %88 منهم أن متوسط الوثائق التي يطبعونها يومياً لأغراض العمل يُقدر بنحو 21 وثيقة، وهو ما يعادل نحو 83 ورقة.
أضف إلى ذلك أن %61 من المستطلعة آراؤهم قالوا إن فرص ارتكاب أخطاء عند تحرير وثائق إلكترونية تفوق تلك عند تحرير وثائق مطبوعة.
ويخلص جاك ألدريتش، الباحث في علوم المستقبل، في هذا الطرح بالقول: “لم يتحقق مفهوم المكتب اللاورقي للسبب نفسه الذي لم تحل فيه أفران المايكرويف محل الأفران التقليدية. فكل تقنية تتمتع بمزايا ملموسة، والورق لا يختلف عن ذلك كثيراً”.
برأيي سيتم التحول لكن في العقود القادمة
لحتى يختفي الجيل الذي لايزال يحمل تقديس للوثائق الورقية
ويعتبرها الدليل الوحيد على المصداقية
وبالجانب الآخر يجب تحرير الارتباط بين مفهوم التوثيق و الورق